Вибір бухгалтерської системи обліку є важливим рішенням для будь-якого бізнесу. Правильно підібрана програма допоможе автоматизувати рутинні завдання, зменшити ймовірність помилок та підвищити ефективність роботи. Щоб зробити правильний вибір, варто враховувати ключові критерії щодо функціональності, адаптації до потреб бізнесу, зручності у використанні, технічних характеристиках.

Функціональні можливості бухгалтерської системи

Система бухгалтерського обліку повинна відповідати вимогам вашого бізнесу, забезпечуючи всі необхідні інструменти для ведення фінансової документації.

Функціональні аспекти, на які варто орієнтуватись при виборі бухгалтерської програми для українського бізнесу:

  • Облік доходів і витрат: програма повинна дозволяти легко вести фінансовий облік, зберігаючи деталізацію за статтями витрат і джерелами доходу.
  • Робота з податками: важливо, щоб система підтримувала автоматичний розрахунок податків (ПДВ, ЄСВ, прибутковий податок тощо) та формування податкових декларацій.
  • Облік первинних документів: автоматизація роботи з накладними, рахунками-фактурами та іншими документами, що дозволяє оптимізувати обробку даних бухгалтеру.
  • Зарплата і кадровий облік: для компаній зі штатом співробітників важлива функція розрахунку заробітної плати, відпусток, лікарняних і нарахування податків із зарплати.
  • Інтеграція з банківськими системами: можливість автоматичного імпорту та експорту платежів через клієнт-банк значно спрощує фінансові операції.
  • Складський облік: якщо бізнес передбачає продаж товарів, програма має забезпечувати контроль залишків, інвентаризацію та облік закупівель.
  • Гнучка звітність: здатність формувати необхідні звіти не тільки для офіційного бухгалтерського обліку, а й формувала фінансові звіти по діяльності компанії.

Зручність використання та технічна підтримка

Окрім функціонального наповнення, обрана програма має бути простою у використанні, адаптованою до рівня підготовки користувачів та мати надійну технічну підтримку. Бухгалтерська програма повинна мати інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс. Навіть для користувачів, які працюють з нею вперше. Наявність чіткої навігації та логічної структури.

Звертайте увагу на технічні критерії при виборі програми для бухгалтерського обліку:

  • Наявність навчальних матеріалів, інструкцій, відеоуроків та консультаційна підтримка технічних спеціалістів.
  • Адаптивність, тобто можливість додавати чи вимикати функціональні модулі під бізнес-процеси компанії.
  • Можливість працювати в системі працівникам з різними правами доступу, залежно від їхніх функціональних обов’язків.
  • Технічна підтримка: надійний сервіс підтримки з можливістю отримати оперативну допомогу, бажано в режимі 24/7.
  • Оновлення системи: можливість регулярного оновлення програми відповідно до змін у законодавстві, щоб уникати помилок у звітності.
  • Доступ з різних пристроїв: можливість надавати хмарний сервіс для бухгалтерських систем, що забезпечує мобільність, дозволяючи працювати з даними з будь-якого місця.
  • Сумісність з іншими системами: проста інтеграція з наявними у компанії програмами задля зменшення рутинної людської роботи.

Економічні вигоди на покупку та впровадження бухгалтерського софту

Бюджет на придбання та підтримку бухгалтерської системи є одним із важливих критеріїв вибору.

Заздалегідь визначте бюджет і перевірте, чи включає ліцензія всі необхідні функції або потрібна окрема оплата за додаткові модулі.
Якщо це хмарний сервіс, заплануйте операційні витрати на щомісячну оплату. Якщо це програма, яку ви придбали потрібно визначити витрати на технічну підтримку, оновлення тощо.

Не менш важливими є витрати на її інтеграцію та навчання персоналу.

Обираючи бухгалтерську систему обліку, важливо враховувати всі вищезазначені аспекти. Це дозволить уникнути додаткових витрат, підвищити ефективність роботи та зосередитися на основних бізнес-завданнях.